INFORMATIONEN ZUM DATENSCHUTZ FÜR MANDANTEN


 

1. Wer ist verantwortlich, an wen können Sie sich wenden?

Verantwortliche für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sind wir, Notar Dr. Alexander Lutz und Notarin Stefanie Weber. Jeder der vorgenannten Notare ist für den von ihm jeweils zu verantwortenden Bereich alleiniger Verantwortlicher im Sinne der datenschutzrechtlichen Vorschriften. Sie können sich für alle Datenschutzanfragen an den jeweils verantwortlichen Notar oder an unsere/n Datenschutzbeauftragte/n wenden, und zwar wie folgt:

Verantwortliche/r

ANSCHRIFT
Notare Dr. Lutz & Weber
Insel 2, 89231 Neu-Ulm

TEL: 0731/ 97450-0
FAX: 0731/ 97450-22
E-MAIL: info@notare-lutz-weber.de

Datenschutzbeauftragte/r

ANSCHRIFT
Notare Dr. Lutz & Weber
z. H. des/der Datenschutzbeauftragten
Insel 2, 89231 Neu-Ulm

TEL: 0731/ 97450-0
FAX: 0731/ 97450-22
E-MAIL: steck@notare-lutz-weber.de

 


 

2. Welche Daten verarbeite ich und woher kommen die Daten?

Ich verarbeite personenbezogene Daten, die ich von Ihnen selbst oder von Ihnen beauftragten Dritten (z. B. Rechtsanwalt, Steuerberater, Makler, Kreditinstitut) erhalte, wie z. B.

  • Daten zur Person, z. B. Vor- und Zuname, Geburtsdatum und Geburtsort, Staatsangehörigkeit, Familienstand; im Einzelfall Ihre Geburtenregisternummer;
  • Daten zur Kontaktaufnahme, wie z. B. postalische Anschrift, Telefon- und Fax-Nummern, E-Mail-Adresse;
  • bei Grundstücksverträgen Ihre steuerliche Identifikations-Nummer;
  • in bestimmten Fällen, z. B. bei Eheverträgen, Testamenten, Erbverträgen oder Adoptionen, auch Daten zu Ihrer familiären Situation und zu Ihren Vermögenswerten sowie ggf. Angaben zur Ihrer Gesundheit oder andere sensible Daten, z. B. weil diese zur Dokumentation Ihrer Geschäftsfähigkeit dienen;
  • in bestimmten Fällen auch Daten aus Ihren Rechtsbeziehungen mit Dritten wie z. B. Aktenzeichen oder Darlehens- oder Konto-Nummern bei Kreditinstituten.

Außerdem verarbeite ich Daten aus öffentlichen Registern, z. B. Grundbuch, Handels- und Vereinsregistern.

 


 

3. Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage werden die Daten verarbeitet?

Als Notar bin ich Träger eines öffentlichen Amtes. Meine Amtstätigkeit erfolgt in Wahrnehmung einer Aufgabe, die im Interesse der Allgemeinheit an einer geordneten vorsorgenden Rechtspflege und damit im öffentlichen Interesse liegt, und in Ausübung öffentlicher Gewalt (Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe e der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO)).

Ihre Daten werden ausschließlich verarbeitet, um die von Ihnen und ggf. weiteren an einem Geschäft beteiligten Personen begehrte notarielle Tätigkeit entsprechend meinen Amtspflichten durchzuführen, also etwa zur Erstellung von Urkundsentwürfen, zur Beurkundung und dem Vollzug von Urkundsgeschäften oder zur Durchführung von Beratungen. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt daher immer nur aufgrund der für mich geltenden berufs- und verfahrensrechtlichen Bestimmungen, die sich im Wesentlichen aus der Bundesnotarordnung und dem Beurkundungsgesetz ergeben. Aus diesen Bestimmungen ergibt sich für mich zugleich auch die rechtliche Verpflichtung zur Verarbeitung der erforderlichen Daten (Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe c DS-GVO). Eine Nichtbereitstellung der von mir bei Ihnen angeforderten Daten würde daher dazu führen, dass ich die (weitere) Durchführung des Amtsgeschäfts ablehnen müsste.

 


 

4. An wen gebe ich Daten weiter?

Als Notar unterliege ich einer gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht. Diese Verschwiegenheitspflicht gilt auch für alle meine Mitarbeiter und sonst von mir Beauftragten.

Ich darf Ihre Daten daher nur weitergeben, wenn und soweit ich dazu im Einzelfall verpflichtet bin, z. B. aufgrund von Mitteilungspflichten gegenüber der Finanzverwaltung, oder an öffentliche Register wie Grundbuchamt, Handels- oder Vereinsregister, Zentrales Testamentsregister, Vorsorgeregister, Gerichte wie Nachlass-, Betreuungs- oder Familiengericht oder Behörden. Im Rahmen der Standes- und Dienstaufsicht bin ich unter Umständen auch zur Erteilung von Auskünften an die Notarkammer oder meine Dienstaufsichtsbehörde verpflichtet, die wiederum einer amtlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen.

Ansonsten werden Ihre Daten nur weitergegeben, wenn ich hierzu aufgrund von Ihnen abgegebener Erklärungen verpflichtet bin oder Sie die Weitergabe beantragt haben.

 


 

5. Werden Daten an Drittländer übermittelt?

Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in Drittländer erfolgt nur auf besonderen Antrag von Ihnen oder wenn und soweit ein Urkundsbeteiligter in einem Drittland ansässig ist.

 


 

6. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Ich verarbeite und speichere Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen meiner gesetzlichen Aufbewahrungs-pflichten.

Nach § 5 Abs. 4 Dienstordnung für Notarinnen und Notare (DONot) gelten für die Aufbewahrung von notariellen Unterlagen folgende Aufbewahrungsfristen:

  • „Urkundenrolle, Erbvertragsverzeichnis, Namensverzeichnis zur Urkundenrolle und Urkundensammlung einschließlich der gesondert aufbewahrten Erbverträge (§ 18 Abs. 4 DONot): 100 Jahre,
  • Verwahrungsbuch, Massenbuch, Namenverzeichnis zum Massenbuch, Anderkontenliste, Generalakten: 30 Jahre,
  • Nebenakten: 7 Jahre; der Notar kann spätestens bei der letzten inhaltlichen Bearbeitung schriftlich eine längere Aufbewahrungsfrist bestimmen, z. B. bei Verfügungen von Todes wegen oder im Falle der Regressgefahr; die Bestimmung kann auch generell für einzelne Arten von Rechtsgeschäften wie z. B. für Verfügungen von Todes wegen, getroffen werden,

Nach Ablauf der Speicherfristen werden Ihre Daten gelöscht bzw. die Papierunterlagen vernichtet, sofern ich nicht nach Artikel 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe c DS-GVO aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (aus Handelsgesetzbuch, Strafgesetzbuch, Geldwäschegesetz oder der Abgabenordnung) sowie berufsrechtlicher Vorschriften zum Zweck der Kollisionsprüfung zu einer längeren Speicherung verpflichtet bin.

 


 

7. Welche Rechte haben Sie?

Sie haben das Recht:

  • Auskunft darüber zu verlangen, ob ich personenbezogene Daten über Sie verarbeite, wenn ja, zu welchen Zwecken ich die Daten und welche Kategorien von personenbezogenen Daten ich verarbeite, an wen die Daten ggf. weitergeleitet wurden, wie lange die Daten ggf. gespeichert werden sollen und welche Rechte Ihnen zustehen.
  • unzutreffende, Sie betreffende personenbezogene Daten, die bei mir gespeichert werden, berichtigen zu lassen. Ebenso haben Sie das Recht, einen bei mir gespeicherten unvollständigen Datensatz von mir ergänzen zu lassen.
  • Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern ein gesetzlich vorgesehener Grund zur Löschung vorliegt (vgl. Art. 17 DS-GVO) und die Verarbeitung Ihrer Daten nicht zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung oder aus anderen vorrangigen Gründen im Sinne der DS-GVO geboten ist.
  • von mir zu verlangen, dass ich Ihre Daten nur noch eingeschränkt, z. B. zur Geltendmachung von Rechtsansprüchen oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses, verarbeite, während ich beispielsweise Ihren Anspruch auf Berichtigung oder Widerspruch prüfe, oder ggf. wenn ich Ihren Löschungsanspruch ablehne (vgl. Art. 18 DS-GVO).
  • der Verarbeitung zu widersprechen, sofern diese erforderlich ist, damit ich meine im öffentlichen Interesse liegenden Aufgaben wahrnehmen oder mein öffentliches Amt ausüben kann, wenn Gründe für den Widerspruch vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.
  • sich mit einer datenschutzrechtlichen Beschwerde an die Aufsichtsbehörden zu wenden. Die für mich zuständige Aufsichtsbehörde ist: Der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz, Wagmüllerstraße 18, 80538 München.

Die Beschwerde kann unabhängig von der Zuständigkeit bei jeder Aufsichtsbehörde erhoben werden.

 

Baden-Württemberg

Landesbeauftragter für Datenschutz und Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Hausanschrift: Königstraße 10a, 70173 Stuttgart
Postanschrift: Postfach 10 29 32, 70025 Stuttgart

Telefon: 0711/615541-0
Telefax: 0711/615541-15
E-Mail: poststelle@lfdi.bwl.de

 

Bayern

Der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz (BayLfD)
Prof. Dr. Thomas Petri
Postfach 22 12 19, 80502 München
Wagmüllerstraße 18, 80538 München

Telefon: 089 212672-0
Telefax: 089 212672-50
E-Mail: poststelle@datenschutz-bayern.de

 

Berlin

Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Friedrichstr. 219, Besuchereingang: Puttkamerstr. 16 – 18 (5. Etage), 10969 Berlin

Telefon: 030 13889-0
Telefax: 030 2155050
E-Mail: mailbox@datenschutz-berlin.de

 

Brandenburg

Die Landesbeauftragte für den Datenschutz und für das Recht auf Akteneinsicht Brandenburg
Dagmar Hartge
Stahnsdorfer Damm 77, 14532 Kleinmachnow

Telefon: 033203/356-0
Telefax: 033203/356-49
E-Mail: Poststelle@LDA.Brandenburg.de

 

Bremen

Die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Frau Dr. Imke Sommer
Arndtstraße 1, 27570 Bremerhaven

Tel.: +49 421 3612010 oder +49 471 5962010
Fax: +49 421 49618495
E-Mail: office@datenschutz.bremen.de

 

Hamburg

Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Kurt-Schumacher-Allee 4, 20097 Hamburg

Telefon: (040) 4 28 54 – 40 40
Telefax: (040) 4 279 – 11811
E-Mail: mailbox@datenschutz.hamburg.de

 

Hessen

Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Postfach 3163, 65021 Wiesbaden

Telefon: +49 611 1408 – 0
Telefax: +49 611 1408 – 611

 

Mecklenburg-Vorpommern

Der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Mecklenburg-Vorpommern
Werderstraße 74a, 19055 Schwerin

Telefon: +49 385 59494 0
Telefax: +49 385 59494 58
E-Mail: info@datenschutz-mv.de

 

Niedersachsen

Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Barbara Thiel
Prinzenstraße 5, 30159 Hannover

Telefon: +49 (0511) 120 45 00
Telefax: +49 (0511) 120 45 99
E-Mail: poststelle@lfd.niedersachsen.de

 

Nordrhein-Westfalen

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Nordrhein-Westfalen
Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf

Telefon: 0211/38424-0
Telefax: 0211/38424-10
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de

 

Rheinland-Pfalz

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz
Postfach 30 40, 55020 Mainz

Telefon: +49 (0) 6131 208-2449
Telefax: +49 (0) 6131 208-2497
E-Mail: poststelle@datenschutz.rlp.de

 

Saarland

Unabhängiges Datenschutzzentrum Saarland
Fritz-Dobisch-Str. 12, 66111 Saarbrücken

Telefon: 0681 / 94781 0
Telefax: 0681 / 94781 29
E-Mail: poststelle@datenschutz.saarland.de

 

Sachsen

Der Sächsische Datenschutzbeauftragte
Devrientstraße 1, 01067 Dresden

Telefon: 0351/493-5401
Telefax: 0351/493-5490
E-Mail: saechsdsb@slt.sachsen.de

 

Sachsen-Anhalt

Landesbeauftragter für den Datenschutz Sachsen-Anhalt
Dr. Harald von Bose
Leiterstraße 9, 39104 Magdeburg
Postfach 1947, 39009 Magdeburg

Telefon: +49 391 81803-0
Telefax: +49 391 81803-33
E-Mail: poststelle@lfd.sachsen-anhalt.de

 

Schleswig-Holstein

Marit Hansen, ULD – Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig Holstein
Holstenstraße 98, 24103 Kiel

Telefon: 0431 988-1200
Fax: 0431 988-1223
E-Mail: mail@datenschutzzentrum.de

 

Thüringen

Thüringer Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit
Postfach 900455, 99107 Erfurt

Telefon: 0 361 / 57 311 29 00
Fax:  0 361 / 57 311 29 04
E-Mail: poststelle@datenschutz.thueringen.de